С 1 сентября 2026 года бизнесу придётся переводить часть перевозочных документов в электронный формат. Это касается не только транспортных компаний, но и грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов и компаний, которые регулярно работают с наёмным транспортом.
Для компаний, которые ведут учёт в 1С, подготовку лучше начинать заранее: нужно проверить конфигурацию, ЭДО, электронные подписи, МЧД, роли сотрудников и готовность контрагентов.
Электронные перевозочные документы в 1С
Что такое ЭПД
ЭПД — это электронные перевозочные документы, которые заменяют бумажные документы в логистике. Вместо печати, ручных подписей, сканов и пересылки через мессенджеры участники перевозки работают через электронный документооборот.
К таким документам относятся транспортные накладные, заказы и заявки, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, а также другие документы, которые используются при перевозке грузов.
Если компания работает в 1С, логичный сценарий — настроить работу с ЭПД прямо в учётной системе, чтобы сотрудники не переносили данные вручную между разными сервисами.
Кого это касается
Подготовиться к ЭПД стоит компаниям, у которых есть:
- отгрузки клиентам с привлечением перевозчиков;
- поставки от поставщиков;
- собственная или наёмная логистика;
- склады, распределительные центры или филиалы;
- 1С, в которой оформляются заказы, реализации, перемещения и транспортные документы.
Даже если компания только получает груз, она может участвовать в электронном процессе: документы должны быть корректно подписаны и закрыты всеми участниками цепочки.
Почему не стоит ждать сентября 2026
На первый взгляд переход выглядит просто: выбрать оператора, подключить сервис и подписывать документы электронно. На практике часто появляются проблемы:
- в 1С устаревшая конфигурация;
- база сильно доработана и требует проверки совместимости;
- справочники контрагентов, складов и транспорта заполнены с ошибками;
- не все сотрудники имеют электронные подписи;
- не настроены машиночитаемые доверенности;
- контрагенты ещё не готовы к обмену ЭПД;
- непонятно, кто именно оформляет, проверяет и подписывает документы.
Поэтому подготовку лучше начинать не с покупки сервиса, а с аудита процессов и 1С.
Что проверить в 1С
Пример интерфейса электронной транспортной накладной в 1С
1. Версия и конфигурация 1С
Нужно понять, поддерживает ли текущая конфигурация работу с электронными перевозочными документами, 1С-ЭДО и 1С-ЭПД. Если база сильно доработана, важно проверить, не сломают ли обновления текущие бизнес-процессы.
2. Карточки контрагентов
Ошибки в ИНН, КПП, адресах, договорах и ролях контрагентов могут приводить к зависанию документов и ручным исправлениям.
3. Справочники складов, маршрутов и транспорта
Чем хуже порядок в НСИ, тем больше ручной работы будет при оформлении ЭПД. До запуска стоит проверить склады, адреса доставки, транспорт, водителей и маршруты.
4. Электронные подписи и МЧД
Если документы подписывает не директор, а сотрудник, потребуется корректно настроить электронную подпись и машиночитаемую доверенность. Это лучше проверить заранее, а не в день первой обязательной отправки.
5. Интеграция с оператором ЭПД
Компания работает через оператора ИС ЭПД. Важно проверить, как оператор интегрируется с вашей 1С, какие документы поддерживаются и как будет выглядеть процесс для сотрудников.
Мини-чек-лист подготовки
- Актуальность 1С — чтобы ЭПД поддерживались без временных обходных решений.
- 1С-ЭДО и 1С-ЭПД — чтобы обмен шёл из привычной системы.
- Контрагенты — чтобы документы не зависали из-за ошибок в карточках и договорах.
- КЭП и МЧД — чтобы сотрудники могли подписывать документы.
- Роли сотрудников — чтобы было понятно, кто оформляет, проверяет и подписывает.
- Тест с 2–3 контрагентами — чтобы найти проблемы до обязательного срока.
- Архив и регламенты — чтобы документы можно было быстро найти и подтвердить.
Как лучше внедрять ЭПД
Схема обмена электронными перевозочными документами через операторов ИС ЭПД
Оптимальный сценарий — не включать всё за один день, а пройти четыре этапа.
- Аудит процессов и 1С. Проверить, какие документы оформляются сейчас и где они создаются: в 1С, Excel, почте, мессенджерах или у перевозчика.
- Выбор схемы обмена. Определить оператора, сервис, роли участников и порядок подписания документов.
- Настройка 1С и ЭДО. Обновить конфигурацию, подключить сервисы, настроить права, подписи и МЧД.
- Пилот на реальных перевозках. Запустить обмен с несколькими контрагентами, зафиксировать ошибки и масштабировать процесс.
Для среднего и крупного бизнеса переход на ЭПД — это не только выполнение требований, но и возможность навести порядок в логистике: убрать ручной ввод, сократить бумагу, ускорить закрытие документов и снизить количество ошибок.
Что может сделать WeProf
WeProf помогает компаниям подготовить 1С и ИТ-инфраструктуру к переходу на электронные перевозочные документы.
Мы можем:
- провести аудит текущей базы 1С;
- проверить готовность конфигурации к ЭПД;
- настроить 1С-ЭДО и 1С-ЭПД;
- проверить справочники и права пользователей;
- настроить электронные подписи и МЧД;
- помочь с пилотным запуском на реальных перевозках;
- подготовить регламент работы для сотрудников.
FAQ
С какого числа электронные перевозочные документы станут обязательными?
С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно будет оформлять в электронном виде.
Какие документы переходят в электронный формат?
К ним относятся транспортные накладные, заказы и заявки, поручение экспедитору, экспедиторские и складские расписки, железнодорожные и авиационные грузовые накладные.
Можно ли работать с ЭПД в 1С?
Да. Для пользователей 1С доступны сценарии работы с электронными перевозочными документами через 1С-ЭДО и 1С-ЭПД.
Нужно ли подключаться напрямую к ГИС ЭПД?
Обычно компания работает через оператора ИС ЭПД, который передаёт данные в ГИС ЭПД.
Когда начинать подготовку?
Лучше заранее. Нужно проверить 1С, контрагентов, электронные подписи, МЧД и протестировать обмен до обязательного срока.
По теме статьи
Проверьте готовность вашей 1С к ЭПД до обязательного срока
Оставьте заявку — разберём вашу текущую схему перевозочных документов, проверим 1С, ЭДО, подписи и подготовим план перехода без аврала.